ETIKA DAN SYARAT SEORANG SEKRETARIS
A. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang
artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium
atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam
bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary
yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang
sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assistant to a chief who takes
dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official
engagements or appointments, and performs many order related duties that
increase the effectiveness of the chief “
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima
pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau
mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan
melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari kepala itu)
H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in
correspondence, literary, getting information and other confindential matters. b.
official appointed by society or company or corporation and deal in the
first intance with business.
Minister in Charge of Government Office Secretary of State
United of America and Vatican .
(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan
masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu
perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara
warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang
mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more
resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking
and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone,
meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records,
letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya
penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon,
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan
warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai
seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya
sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi):
yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena
secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua
aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive
Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal,
Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan ,
Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan,
prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham
mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan
tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi :
yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu
pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi
bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris
Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan
tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai
kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan
dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia
harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan,
kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan
sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan
tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris
dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior :
yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi
sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki
pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari
seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior :
yaitu sekretaris yang sudah memiliki
profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang
timbul dalam melaksanakan tugasnya.
C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan
ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas–tugas rutin,
yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan
setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan
khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip,
menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus,
yaitu tugas-tugas yang diperintahkan
oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya,
pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur
kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya
mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3. Tugas-tugas istimewa,
yaitu tugas-tugas yang
menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
- Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta
perlengkapan yang diperlukan
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada para relasinya
- Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima
sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
- Mengingatkan
pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
- Memeriksa
hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan
sebagai dana kesejahteraan
- Menghadiri
rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua
bisnis
- Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu
diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Resepsionis,
yaitu tugas sebagai
penerima tamu , antara lain :
- Menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon
- Menerima
tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
- Mencatat janji-janji untuk pimpinan
- Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5. Tugas Keuangan,
yaitu tugas mengelola
keuangan, antara lain :
- Menangani
urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan
uang di bank
- Membayar
rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
- Mengurus
kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin
sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6. Tugas Sosial,
yaitu tugas amal dan
kemasyarakatan, antara lain :
- Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
- Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta
pengurusan undangan
- Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7. Tugas Insidental,
yaitu tugas yang
dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
- Menyiapkan
agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
- Membuat
ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar,
majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
- Mengoreksi
bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan
daftar yang dikonsep pimpinan
- Mewakili
pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
- Membantu penerbitan intern organisasi
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business
Meeting,
yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu
pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
- Waktu dan tempat harus dipastikan
- Makan dan minum disediakan
- Sediakan
kertas kerja, brosur dan alat tulis
- Waktu
pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
- Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan
membawa kesan yang menyenangkan
- Pilihlah
hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.