ETIKA SEKRETARIS

                                ETIKA DAN SYARAT SEORANG SEKRETARIS

A. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

H.W. Fowler dan F.G. Flower

secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters. b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.

Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.

(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

Louis C. Nanasay and William Selden

secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.

(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi):

yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi :

yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior :

 yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior :

yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin,

yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus,

yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa,

yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

• Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
• Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya

• Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
• Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
• Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Resepsionis,

yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

• Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan
• Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas Keuangan,

yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

• Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
• Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6. Tugas Sosial,

yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

• Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
• Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
• Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7. Tugas Insidental,

yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

• Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
• Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
• Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
• Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
• Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting,

yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

• Waktu dan tempat harus dipastikan
• Makan dan minum disediakan
• Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
• Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
• Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
• Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.